admin PDF’s zijn niet meer weg te denken uit het dagelijkse werk van een secretaresse. Of het nu gaat om rapporten, notulen of ingevulde formulieren, alles moet snel en netjes worden omgezet naar een PDF. Gelukkig kan dat tegenwoordig ook eenvoudig via je iPhone. Dat is handig als je onderweg bent of even geen toegang hebt tot je computer. Met een paar tikken op het scherm maak je een professioneel ogend document.
Waarom een secretaresse een PDF op de iPhone wil maken
Als secretaresse ben je vaak de spil tussen collega’s, directie en externe contacten. Je ontvangt documenten via e-mail, maakt notities tijdens vergaderingen of krijgt een foto van een getekend contract via WhatsApp. Als je die documenten direct wilt doorsturen, is het handig als je ze meteen kunt omzetten naar PDF. De truc is om slim gebruik te maken van de functie pdf maken iphone. Dat bespaart tijd, voorkomt fouten en zorgt voor een professionele uitstraling. Je hoeft dus niet te wachten tot je achter je computer zit, wat je flexibiliteit vergroot.
Manieren om een PDF te maken met je iPhone
Er zijn meerdere manieren om een PDF te maken op je iPhone. De snelste is via de ‘Print’-optie in een app zoals Mail, Safari of Foto’s. Als je op ‘Delen’ tikt en daarna op ‘Druk af’, kun je in het voorbeeld het document met twee vingers inzoomen. Je krijgt dan een PDF die je meteen kunt bewaren of versturen. Ook in de Bestanden-app kun je documenten en foto’s makkelijk omzetten naar PDF. Wil je notities omzetten naar PDF? De Notities-app heeft een ingebouwde scanner waarmee je papieren documenten digitaliseert en opslaat als PDF.
Handige apps voor PDF’s op je iPhone
Naast de standaardopties zijn er ook apps die het werk als secretaresse makkelijker maken. Denk aan apps zoals Adobe Scan, Microsoft Office of Scanner Pro. Deze apps herkennen tekst, stellen voor hoe het document gecategoriseerd moet worden en slaan alles overzichtelijk op. Je kunt ze zelfs koppelen aan je e-mail of cloudopslag, zodat je sneller documenten deelt met collega’s of de directie. Ook het ondertekenen van een PDF is met deze apps eenvoudig geregeld.
Tips voor het efficiënt werken met PDF’s onderweg
Als je vaak PDF’s maakt tijdens het reizen of bij afspraken buiten kantoor, dan is voorbereiding belangrijk. Zorg dat je iPhone voldoende opslagruimte heeft, dat je cloudopslag goed is ingesteld en dat je weet welke apps je nodig hebt. Gebruik duidelijke bestandsnamen en sla documenten meteen op de juiste plek op. Zo houd je overzicht, voorkom je dubbele bestanden en bespaar je tijd bij het terugzoeken. Zet ook alvast een standaardhandtekening klaar in je app, zodat je snel kunt ondertekenen.
PDF’s veilig verzenden vanaf je iPhone
Verstuur je vertrouwelijke documenten, dan is veiligheid belangrijk. Gebruik alleen apps die je vertrouwt en kies voor e-mailbeveiliging als je PDF’s verstuurt. Zet waar nodig een wachtwoord op een PDF voordat je deze deelt. Sommige apps bieden ook versleuteling aan of laten je direct via een beveiligde cloudomgeving werken. Als secretaresse zorg je er zo voor dat gevoelige informatie goed beschermd blijft, ook als je vanuit de trein werkt of even niet op kantoor bent.
